Dokumentenmanagement und Organizer
Intelligente Dokumenten- und Kontaktverwaltung
Den perfekten Überblick behalten
Durch strukturierte und organisierte Abläufe erreicht man nicht nur eine einfachere Alltagsbewältigung, sondern erhöht auch gleichzeitig die Effizienz und Effektivität.
Dies bezieht sich auch auf eine umfangreiche Dokumentenverwaltung, welche dazu dient, Dokumente aller Art zu erstellen, publizieren, archivieren und gegebenenfalls auch wieder zu löschen.
Schulungen für Dokumentenmanagement und Organizer
- Organizer
Diese Schulung bietet einen Überblick über die Dokumentenverwaltung und den Organizer im globemanager. Sie lernen, wie Sie Dokumente effizient ablegen und verwalten sowie Aufgaben, Termine und Notizen organisieren.
- Organizer
Diese Schulung bietet einen Überblick über die Dokumentenverwaltung und den Organizer im globemanager. Sie lernen, wie Sie Dokumente effizient ablegen und verwalten sowie Aufgaben, Termine und Notizen organisieren.
Dokumentenmanagement und Organizer
Das Modul enthält das Erstellen von Serienbriefen und das Verknüpfen von beliebigen Dokumenten im Originalformat (Microsoft Excel, Microsoft Word, Auto-CAD etc.) bei allen Datenbankobjekten (z.B. Verträge, Bauanleitungen, Sicherheitshinweise, Emails uvm).
Auf Knopfdruck können Dokumente gescannt und automatisiert bei einem beliebigen Datensatz abgelegt werden (z.B. eine gescannte Eingangsrechnung wird beim Lieferanten und/oder im Wareneingang abgelegt). Zusätzlich ist ein revisionssicheres Dokumentenmanagement bei entsprechender Hardware gegeben.
Es können Journale, Notizen, Termine, Nachrichten sowie Aufgaben erstellt und direkt dem jeweiligen Datensatz zugeordnet werden. Somit sind z.B. die Erfassung von Kunden-Besuchsberichten sowie nachfolgenden Aufgaben, wie Angebotsgenerierung oder ein Telefontermin, einfach verwaltbar.
Aufgaben und Termine können auch an andere Systembenutzer verteilt werden. Das Senden von Nachrichten an Kontakte (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter etc.) vereinfacht zudem die Dokumentation und Kommunikation. Diese Funktionen bilden die Basis von modernem CRM (Customer Relationship Management), SRM (Supplier Relationship Management) und ORM (Object Relationship Management).
Zusätzliche Optimierung durch:
Webzugriff auf Dokumente
Stellen Sie Ihren Geschäftspartnern oder Mitarbeitern Dokumente (z.B. Preislisten, Rechnungen, Schaltpläne, Artikelbroschüren, …) in den unterschiedlichsten Formaten, wie Word, PDF, als Bild etc. zur Verfügung. Die Freigabe der unterschiedlichen Dateien geschieht über die Dokumentenverwaltung im globemanager – einzelne Dokumente oder auch Dokumentenordner können so ganz einfach für unterschiedliche Web-User oder Usergruppen freigegeben werden. Die Dokumenten-Vorschau kann direkt im Webbrowser gestartet und der Download des Dokuments komfortabel mit einem Klick ausgeführt werden.
Zusätzliche Optimierung durch:
Grafische Ressourcenplanung
Im inkludierten grafischen Planer können Ressourcen, Arbeitsschritte und Planzeiten erfasst und gegenübergestellt werden. Die Auslastung, Verfügbarkeit sowie die Belegung jeglicher Art von Ressourcen (wie z.B. von Mitarbeitern, Fahrzeugen oder Maschinen) kann auf diese Weise abgebildet werden. Der Zeitraum für die Planung ist dabei von Stunden pro Tag bis hin zur Kalenderwochen- oder Monatsansicht variabel einstellbar. Überschneidungen bei eingeteilten Ressourcen werden vom System dabei farblich dargestellt. Anhand der bestehenden Standardauswertungen lassen sich die Planzeiten pro Ressource innerhalb eines bestimmten Zeitraumes auswerten.
In Kombination mit dem Modul globetime Administration können für einzelne Mitarbeiter und Teams übersichtlich Dienst- und Schichtpläne erstellt werden.
Zusätzliche Optimierung durch:
Userverwaltung Onlinemodule
Mit diesem Modul erstellen und verwalten Sie Ihre Benutzer für die Online-Zugriffe. Sie geben Dokumente (in Verbindung mit dem Modul globeoffice online) für einzelne User frei, welche dann online abgerufen werden können bzw. berechtigen Ihre Mitarbeiter (in Verbindung mit dem Modul globetime online und globetravel online) für die Zeiterfassung und Reisekostenerfassung im Web. Zusätzlich können Termine (in Verbindung mit dem Modul iCal-Schnittstelle) in Ihrer Kalenderapplikation zur Ansicht freigegeben werden.
Zusätzliche Optimierung durch:
Dokumentenautomation und KI
Mit diesem Modul begibt sich die Dokumentenverwaltung in eine neue Ära der Effizienz und Präzision. Es bietet eine KI-gestützte Digitalisierung und automatische Verarbeitung von Dokumenten, um Eingangsrechnungen mühelos zu erfassen, zu archivieren und weiterzuverarbeiten.
Automatische Dokumentenerkennung:
Durch die intelligente Dokumentenerkennung werden alle relevanten Informationen aus PDF-Dokumenten präzise erfasst und automatisch im System weiterverarbeitet – bis hin zur Erstellung von Einkaufsbelegs- und Buchungsentwürfen (setzt das Modul globepurchase oder globefinance voraus). Manuelle Arbeitsschritte werden dadurch auf ein Minimum reduziert.
Sichere Cloud-Integration:
Die Daten werden in der bewährten Microsoft Azure Cloud verarbeitet, die höchsten Sicherheitsstandards entspricht und auf alle Anforderungen des Datenschutzes ausgelegt ist. Die Kombination aus Verschlüsselung und Cloud-Hosting sorgt für maximale Sicherheit und Datenverfügbarkeit.
Einfache Anbindung und Integration:
Voraussetzung für die Nutzung dieses Moduls ist das Modul globeoffice sowie ein Microsoft Azure-Konto. Durch die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur lässt sich globeoffice Automation AI nahtlos in Ihren Arbeitsablauf einbinden.
Zusätzliche Optimierung durch:
Kundenstatements
Help-24 GmbH
Herr Christian Wegscheider, Geschäftsführer
HotSpring Austria Vertriebs GmbH
Herr Wolfgang Minihubner, Verwaltung / ERP Projektleitung
Haben Sie noch Fragen?
Nutzen Sie unser Kontaktformular, wenn Sie weitere Informationen zu Dokumentenmanagement, Organizer und Ressourcenplanung benötigen.
Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Häufig gestellte Fragen
Was ist der „Organizer“ im globemanager?
Der Organizer entspricht dem Modul globeoffice im globemanager. Er ermöglicht die strukturierte Verwaltung von Dokumenten, Aufgaben, Terminen, Notizen sowie Nachrichten (E-Mails) im System.
Welche Funktionen bietet das Dokumentenmanagement?
Das Dokumentenmanagement erlaubt das Erstellen, Archivieren, Verknüpfen und Löschen von Dokumenten in unterschiedlichen Formaten sowie das automatische Ablegen gescannter Dokumente bei Datensätzen.
Kann ich Aufgaben und Termine im Organizer verwalten?
Ja — Sie können Aufgaben, Termine, Journaleinträge und Nachrichten erstellen, verwalten und direkt Datensätzen (wie Kunden, Verkaufsbelegen, Mitarbeitern, etc.) oder anderen Benutzer*innen zuordnen.
Wie unterstützt globesystems die Zusammenarbeit im Team?
Aufgaben und Termine können an andere Systembenutzer verteilt werden und Nachrichten an Kontakte (Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter) direkt über das System gesendet werden. Das erleichtert die interne Kommunikation und schafft Übersicht.
Was ist „globeoffice Online“?
globeoffice Online bietet webbasierten Zugriff auf Dokumente. Dokumente und Ordner können für externe Web-User oder Usergruppen freigegeben und direkt im Browser angezeigt oder heruntergeladen werden.
Wie funktioniert die grafische Ressourcenplanung?
Im Modul globeplanner können Ressourcen wie Mitarbeiter, Fahrzeuge oder Maschinen geplant werden, inklusive Verfügbarkeits- und Auslastungsübersichten sowie farbiger Darstellung von Überschneidungen.
Kann ich Benutzer und Zugriffe verwalten?
Ja — Zugriffe können für Systembenutzer definiert werden. Mit dem Modul globeonline Webuser können weiters Web-Zugänge für Mitarbeiter und Geschäftspartner erstellt und Dokument- bzw. Kalenderrechte verwaltet werden.
Gibt es KI-Unterstützung für Dokumentenprozesse?
Das Modul globeoffice Automation AI verwendet KI zur automatischen Dokumentenerkennung, Erfassung und Weiterverarbeitung von Eingangsrechnungen und anderen Dokumenten.
Wie kann ich mehr über die Nutzung und Möglichkeiten lernen?
Es werden Schulungen zur Dokumentenverwaltung und zum Organizer angeboten, die zeigen, wie Dokumente effizient abgelegt, Termine organisiert und Aufgaben verwaltet werden.
Können Termine aus Outlook oder einer Kalender-Applikation in globemanager synchronisiert werden?
Der Kalender im globemanager kann auch Internetkalender abonnieren – etwa aus Exchange Online, Microsoft 365 oder anderen Quellen im ICS-Format.
So lassen sich externe Termine direkt im globemanager anzeigen und nahtlos in die tägliche Planung integrieren.
Können Termine mit Outlook oder einer Kalender-App synchronisiert werden?
Im globemanager erfasste Termine können über die iCal-Schnittstelle in beliebigen Kalender-Apps abonniert werden.
Zwar ist keine bidirektionale Synchronisation möglich, jedoch werden Änderungen an Terminen im globemanager automatisch an die angebundenen Kalender-Anwendungen übertragen.