Dokumentenmanagement und Organizer

Das Modul enthält das Erstellen von Serienbriefen und das Verknüpfen von beliebigen Dokumenten im Originalformat (Microsoft Excel, Microsoft Word, Auto-CAD etc.) bei allen Datenbankobjekten (z.B. Verträge, Bauanleitungen, Sicherheitshinweise, Emails uvm).

Auf Knopfdruck können Dokumente gescannt und automatisiert bei einem beliebigen Datensatz abgelegt werden (z.B. eine gescannte Eingangsrechnung wird beim Lieferanten und/oder im Wareneingang abgelegt). Zusätzlich ist ein revisionssicheres Dokumentenmanagement bei entsprechender Hardware gegeben.
Es können Journale, Notizen, Termine, Nachrichten sowie Aufgaben erstellt und direkt dem jeweiligen Datensatz zugeordnet werden. Somit sind z.B. die Erfassung von Kunden-Besuchsberichten sowie nachfolgenden Aufgaben, wie Angebotsgenerierung oder ein Telefontermin, einfach verwaltbar.

Aufgaben und Termine können auch an andere Systembenutzer verteilt werden. Das Senden von Nachrichten an andere Nutzer vereinfacht zudem die firmeninterne Kommunikation. Diese Funktionen bilden die Basis von modernem CRM (Customer Relationship Management), SRM (Supplier Relationship Management) und ORM (Object Relationship Management).

Im inkludierten grafischen Planer können Ressourcen, Arbeitsschritte und geplante Zeiten erfasst und gegenübergestellt werden. Die Auslastung, Verfügbarkeit sowie die Belegung jeglicher Art von Ressourcen (wie z.B. von Mitarbeitern, Fahrzeugen oder Maschinen) kann auf diese Weise abgebildet werden. Der Zeitraum für die Planung ist dabei von Stunden pro Tag bis hin zur Kalenderwochenoder Monatsansicht variabel einstellbar. Überschneidungen bei eingeteilten Ressourcen werden vom System dabei farblich dargestellt. Anhand der bestehenden Standardauswertungen lassen sich die Planzeiten pro Ressource innerhalb eines bestimmten Zeitraumes auswerten.

Mit diesem Modul begibt sich die Dokumentenverwaltung in eine neue Ära der Effizienz und Präzision. Dieses Modul bietet eine KI-gestützte Digitalisierung und automatische Verarbeitung von Dokumenten, um Eingangsrechnungen mühelos zu erfassen, zu archivieren und weiterzuverarbeiten.

Automatische Dokumentenerkennung:
Durch die intelligente Dokumentenerkennung werden alle relevanten Informationen aus PDF-Dokumenten präzise erfasst und automatisch im System weiterverarbeitet – bis hin zur Erstellung eines Buchungsentwurfs mit den richtigen Buchhaltungskonten (bedingt Modul globefinance). Manuelle Arbeitsschritte werden dadurch auf ein Minimum reduziert.

Sichere Cloud-Integration:
Die Daten werden in der bewährten Microsoft Azure Cloud verarbeitet, die höchsten Sicherheitsstandards entspricht und auf alle Anforderungen des Datenschutzes ausgelegt ist. Die Kombination aus Verschlüsselung und Cloud-Hosting sorgt für maximale Sicherheit und Datenverfügbarkeit.

Einfache Anbindung und Integration:
Voraussetzung für die Nutzung dieses Moduls ist das Modul globeoffice sowie ein Microsoft Azure-Konto. Durch die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur lässt sich das Modul globeoffice Automation AI nahtlos in Ihren Arbeitsablauf einbinden.